1. Who is responsible?
Kas di Nos – International Daycare Bonaire verwerkt persoonsgegevens als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens BES (Wbp BES). Locatie: Tera Kora, Bonaire. Telefoon: +599 786 9954.
Voor publicatie worden hier nog de officiële juridische naam en het registratienummer toegevoegd.
2. What data do we process?
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor informatie, inschrijving, opvang, veiligheid, communicatie en sollicitaties. Welke aanvullende gegevens voor de definitieve opvangovereenkomst wettelijk noodzakelijk zijn, wordt nog vastgesteld.
- Contactgegevens van ouders of verzorgers.
- Naam, geboortedatum en opvangwensen van het kind.
- Bij de online inschrijving: bewijs van inschrijving op Bonaire van ouders en kind en een sedula of paspoort van de ouder(s).
- Optioneel: bewijs van uitschrijving bij de vorige opvang.
- De afzonderlijke keuzes voor de nieuwsbrief en de Kas di Nos-community.
- Tijdens de intake: informatie over ontwikkeling, behoeften en routines die ouders met Kas di Nos delen.
- Tijdens de opvang: relevante observaties en ontwikkelinformatie in het kinddossier of kindvolgsysteem.
- Alleen wanneer noodzakelijk: noodcontacten en informatie over allergieën, voeding, gezondheid of ondersteuning.
- Communicatie, toestemmingen en noodzakelijke administratieve gegevens.
- Bij sollicitaties: contactgegevens, motivatie, cv en relevante kwalificaties.
- Technische beveiligingsgegevens, zoals tijdstip, browserkenmerken en een beperkt misbruikpreventiekenmerk.
3. Why do we process data?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor duidelijk omschreven doelen en niet voor onverenigbare andere doelen.
- Een informatie- of inschrijvingsverzoek behandelen en beschikbaarheid bespreken.
- Alleen wanneer daarvoor afzonderlijk is gekozen: de nieuwsbrief versturen of contact over de Kas di Nos-community onderhouden.
- Een kinderopvangovereenkomst voorbereiden en uitvoeren.
- Veilige en passende opvang bieden, inclusief noodsituaties en noodzakelijke gezondheidszorg.
- Voldoen aan verplichtingen uit de Wet kinderopvang BES, het Besluit kinderopvang BES en andere toepasselijke regels.
- Oudercommunicatie, klachtenafhandeling, administratie en beveiliging.
- Sollicitaties beoordelen en contact met kandidaten onderhouden.
- Misbruik, fraude en beveiligingsincidenten voorkomen en onderzoeken.
4. Legal grounds
Afhankelijk van het doel baseren wij de verwerking op ondubbelzinnige toestemming, voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, bescherming van een vitaal belang of een gerechtvaardigd belang. Voor gevoelige gegevens vragen wij uitdrukkelijke toestemming of gebruiken wij een andere wettelijk toegestane uitzondering. Toestemming kan worden ingetrokken; dat maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
5. Children’s data and identity documents
Gegevens van kinderen verdienen extra bescherming. De ouder of wettelijk vertegenwoordiger verklaart bevoegd te zijn om de gegevens te verstrekken.
Voor de subsidie vragen wij bij de online inschrijving om bewijs van inschrijving op Bonaire van de ouder(s) en het kind en om een sedula of paspoort van de ouder(s). Een bewijs van uitschrijving bij de vorige opvang kan optioneel worden toegevoegd. Verstrek geen andere documenten of gegevens waar niet uitdrukkelijk om is gevraagd. De bestanden worden via een beveiligde serverroute verwerkt en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
6. Who receives data?
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen alleen worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde hosting-, opslag-, communicatie- of administratieve dienstverleners, professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Dienstverleners krijgen alleen de gegevens die zij nodig hebben en worden contractueel aan beveiliging en vertrouwelijkheid gebonden. Bij verwerking buiten Bonaire beoordelen wij vooraf de locatie, noodzaak en passende contractuele of technische waarborgen.
7. How long do we retain data?
Gegevens uit een online inschrijvingsverzoek worden maximaal 30 dagen in de beveiligde aanvraagomgeving bewaard. Binnen die periode neemt Kas di Nos contact op om het verzoek te bespreken. Gegevens die daarna aantoonbaar nodig zijn voor een intake, wachtlijst of opvangovereenkomst worden alleen na beoordeling overgenomen naar het daarvoor bestemde dossier.
Voor die vervolgdossiers en andere categorieën wordt vóór ingebruikname een afzonderlijk bewaarschema vastgesteld op basis van de Wet kinderopvang BES, het Besluit kinderopvang BES, fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen en de Wbp BES. Dat schema omvat ten minste wachtlijsten, kinderopvangovereenkomsten, presentie en facturatie, kinddossiers en observaties, gezondheids- en noodinformatie, eventuele identificatiegegevens, klachten, sollicitaties en beveiligingslogboeken.
Na afloop van de toepasselijke termijn worden gegevens veilig verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Een bewaartermijn kan alleen worden verlengd wanneer een wettelijke verplichting, lopend geschil, klacht of beveiligingsonderzoek dat aantoonbaar vereist.
8. How do we protect data?
Online formulieren lopen via een versleutelde HTTPS-verbinding en geheime toegangssleutels worden niet naar de browser gestuurd. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot geautoriseerde medewerkers en dienstverleners die deze gegevens voor hun taak nodig hebben.
Geen systeem is volledig risicoloos. Vóór ingebruikname worden de definitieve technische en organisatorische maatregelen, toegangsrechten, verwerkersafspraken en controles vastgelegd. Een incident wordt volgens de interne procedure onderzocht en waar de wet dat vereist gemeld aan de toezichthouder en betrokkenen.
9. Your privacy rights
Je kunt vragen of wij persoonsgegevens verwerken en verzoeken om inzage. Ook kun je onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren en, waar de wet dat toestaat, verwijdering, afscherming of beëindiging van verwerking vragen. Op een inzageverzoek reageren wij in beginsel binnen vier weken.
Wij kunnen om redelijke identificatie vragen voordat wij een verzoek behandelen. Een klacht kan ook worden ingediend bij de Commissie toezicht bescherming persoonsgegevens BES (CBP BES).
11. Changes and contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, diensten of wetgeving verandert. Bovenaan staat de laatste wijzigingsdatum. Belangrijke wijzigingen communiceren wij duidelijk.
Privacyvragen kunnen worden gericht aan privacy@daycarebonaire.com, telefonisch via +599 786 9954 of schriftelijk aan Kas di Nos, Tera Kora, Bonaire.